Einzelunternehmen oder GmbH? Und wenn es die GmbH wird: Wie kommt das Geld, das sie verdient, eigentlich auf Ihre private Seite? Zwei Fragen, die in unserer Beratung ständig auftauchen – und bei denen schnelle Antworten aus dem Internet oft teuer werden. In diesem Beitrag gehen wir beides der Reihe nach durch und geben Ihnen jeweils fünf Fragen an die Hand, mit denen Sie eine fundierte Entscheidung treffen.

Einzelunternehmen oder GmbH – welche Rechtsform passt zu mir?

Warum gibt es nicht die eine richtige Rechtsform?

Viele Gründer kommen mit einer festen Meinung zu uns: „Die GmbH spart Steuern“ oder „Die GmbH schützt vor Haftung“. Tatsächlich hängt die Wahl von mehreren Faktoren gleichzeitig ab: Haftungsrisiko, Gewinnhöhe, Ihren privaten Plänen mit dem Geld, Wachstumszielen, laufenden Kosten und Ihrer Bereitschaft, sich mit Formalien zu beschäftigen. Wer nur auf einen Aspekt schaut – meist die Steuern –, trifft schnell eine teure Fehlentscheidung.

Wie hafte ich im Einzelunternehmen und wie in der GmbH?

Im Einzelunternehmen haften Sie unbeschränkt, also mit Ihrem gesamten Vermögen – betrieblich wie privat. Haftungsrisiken sind dabei nicht immer offensichtlich: Auch wer „nur“ berät, kann für eine fehlerhafte Empfehlung in Anspruch genommen werden.

In der GmbH ist die Haftung grundsätzlich auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt. Das Stammkapital (mindestens 25.000 Euro) ist dabei nur der Startwert: Wächst die GmbH, haftet sie mit allem, was sie besitzt. Ihr Privatvermögen bleibt im Grundsatz außen vor.

Schützt mich die GmbH als Geschäftsführer wirklich vor persönlicher Haftung?

Nicht automatisch. Als Geschäftsführer sind Sie dafür verantwortlich, dass die GmbH ihre Pflichten erfüllt – etwa Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge korrekt und pünktlich abführt. Werden diese Pflichten verletzt, können Sie persönlich mit Ihrem Privatvermögen haften. Ein Geschäftsführer, der seine Pflichten vernachlässigt, steht im Ernstfall also kaum besser da als ein Einzelunternehmer.

Besonders unterschätzt wird die Krise: Wird die GmbH zahlungsunfähig oder überschuldet, gelten strenge Fristen und Pflichten. Wer dann nicht rechtzeitig anwaltlichen Rat einholt, rutscht schnell in die persönliche Haftung. Behalten Sie Ihre Pflichten deshalb auch in guten Zeiten im Blick – idealerweise mit einem Berater an Ihrer Seite.

Wie aufwendig ist die Gründung?

Das Einzelunternehmen ist schnell gegründet: Gewerbeanmeldung (bei gewerblicher Tätigkeit), steuerliche Erfassung beim Finanzamt und – sobald Sie Mitarbeiter einstellen – eine Betriebsnummer. Das ist oft an einem Tag erledigt und kostet meist nur einige hundert Euro.

Die GmbH braucht deutlich mehr Vorlauf: notarielle Beurkundung, Gesellschaftsvertrag, Geschäftskonto für die Einzahlung des Stammkapitals und die Eintragung ins Handelsregister. Bis die GmbH eingetragen ist, vergehen erfahrungsgemäß einige Wochen. Notar und Beratung schlagen schnell mit mehreren tausend Euro zu Buche. Auch die spätere Auflösung einer GmbH ist ein formaler, kostenpflichtiger Prozess. Eine GmbH gründet man deshalb erst, wenn man sich wirklich sicher ist.

Wie komme ich an das Geld meines Unternehmens?

Im Einzelunternehmen sind Sie maximal flexibel: Sie können jederzeit Geld privat entnehmen oder einlegen. Ein separates Geschäftskonto empfehlen wir trotzdem – es macht Buchhaltung und Überblick deutlich leichter.

Die GmbH ist eine eigene juristische Person mit eigenem Vermögen. Geld fließt nur auf festgelegten Wegen zu Ihnen: Geschäftsführergehalt, Gewinnausschüttung oder Darlehen. Braucht die GmbH umgekehrt mehr Geld, geht das über Darlehen, Einzahlungen in die Kapitalrücklage oder eine Kapitalerhöhung. Das erfordert Disziplin: Betriebliche Ausgaben zahlt die GmbH, nicht Ihre private Kreditkarte. Wie die Wege zum Geld im Detail funktionieren, lesen Sie im zweiten Teil dieses Beitrags.

Was kostet mich die Rechtsform laufend?

Der größte Posten sind meist Buchhaltung und Jahresabschluss. Wer beim Einzelunternehmen Buchhaltung und Umsatzsteuer-Voranmeldungen anfangs selbst mit einer guten Software erledigt, kommt oft mit rund 1.000 bis 1.500 Euro Beratungskosten im Jahr aus. Bei einer GmbH sollten Sie mit mindestens rund 2.000 Euro jährlich rechnen – lagern Sie Buchhaltung und Lohn aus, entsprechend mehr. Unsere Faustregel: Bei einem Umsatz unter 20.000 bis 30.000 Euro im Jahr lohnt sich eine GmbH allein wegen der Kosten nicht.

Zahle ich in der GmbH wirklich weniger Steuern?

Das kommt darauf an, was mit dem Gewinn passiert.

• Einzelunternehmen: Der Gewinn wird direkt bei Ihnen mit der Einkommensteuer besteuert. Der Steuersatz steigt mit dem Einkommen – von 0 % bis zum Spitzensteuersatz von 42 % bzw. 45 % zzgl. Solidaritätszuschlag. Die Gewerbesteuer wird weitgehend auf die Einkommensteuer angerechnet.
• GmbH: Die GmbH zahlt auf ihren Gewinn Körperschaft- und Gewerbesteuer von zusammen rund 30 % – unabhängig von der Höhe.

Bei niedrigen Gewinnen ist das Einzelunternehmen daher meist günstiger, bei hohen Gewinnen kann die GmbH Vorteile bringen. Aber: Wollen Sie das Geld privat nutzen, fällt bei der Ausschüttung noch einmal Steuer an. Unterm Strich landen Sie dann in etwa wieder bei der Belastung des Spitzensteuersatzes.

Wichtig für beide Rechtsformen: Versteuert wird der Gewinn, nicht das, was Sie aufs Privatkonto überweisen. Und typischerweise im dritten Jahr kommt alles auf einmal – Nachzahlung für Jahr eins, nachträgliche Vorauszahlungen für Jahr zwei und laufende Vorauszahlungen für Jahr drei. Legen Sie daher von Anfang an Rücklagen für Steuern zurück.

Was, wenn ich Investoren oder Partner aufnehmen will?

Dann führt an der GmbH (oder sogar einer Aktiengesellschaft) kaum ein Weg vorbei. Ein Einzelunternehmen lässt sich nur umständlich für Beteiligungen öffnen.

Wirkt eine GmbH professioneller?

Gerade im B2B-Geschäft oft ja. Viele verbinden ein Einzelunternehmen mit „klein“ – und das manchmal zu Unrecht mit weniger Professionalität. Wenn Sie größere Unternehmen als Kunden gewinnen wollen, kann die GmbH ein Pluspunkt sein.

Kann ich später noch wechseln?

Ja. Solange das Einzelunternehmen klein ist, lässt sich der Wechsel relativ einfach gestalten, etwa indem eine GmbH gegründet wird und den Betrieb übernimmt. Bei größeren, gewinnstarken Unternehmen erfolgt der Wechsel über eine Umwandlung bzw. Einbringung in die GmbH. Gut vorbereitet ist auch das in wenigen Wochen umsetzbar.

Wer sieht meine Zahlen?

Beim Einzelunternehmen praktisch niemand außer Finanzamt und Steuerberater. Die GmbH muss ihren Jahresabschluss offenlegen; er ist dann für jeden online abrufbar. Wer sich auskennt, kann daraus Größe, Vermögen und ungefähre Ertragslage ablesen. Kleinstkapitalgesellschaften können die Bilanz allerdings nur hinterlegen statt veröffentlichen lassen.

Wie sieht die Bank die Rechtsform?

Für die Kreditvergabe ist die Rechtsform selten entscheidend. Bei kleineren Unternehmen schaut die Bank ohnehin auf Unternehmen und Inhaber gemeinsam – auch bei einer GmbH wird in der Regel eine persönliche Bürgschaft verlangt.

Welche 5 Fragen helfen bei der Wahl der Rechtsform?

1. Wie hoch ist mein persönliches und betriebliches Haftungsrisiko? Haben Sie nennenswertes Privatvermögen und ein riskantes Geschäftsmodell, ist die Antwort meist klar: GmbH. Dann erübrigen sich die weiteren Fragen weitgehend.
2. Brauche ich die Gewinne privat oder sollen sie im Unternehmen bleiben? Wer vom Gewinn lebt, spart mit der GmbH steuerlich nichts. Ist das Haftungsrisiko überschaubar, spricht dann viel für das flexible Einzelunternehmen.
3. Wie groß soll mein Unternehmen in zwei bis fünf Jahren sein? Planen Sie starkes Wachstum, ist die GmbH oft von Anfang an sinnvoll – auch weil Einzelunternehmen ab einer bestimmten Größe ohnehin bilanzieren müssen. Für eine kleine Selbstständigkeit, etwa neben dem Job, reicht das Einzelunternehmen.
4. Plane ich Mitarbeiter, Investoren, Beteiligungen oder weitere Gesellschaften? Einzelne Mitarbeiter sind auch im Einzelunternehmen kein Problem. Geht es um mehr, landen Sie schnell bei der GmbH.
5. Bin ich bereit, den zusätzlichen Aufwand einer GmbH zu tragen? Anstellungsvertrag, Gesellschafterbeschlüsse, Ausschüttungen – das will gepflegt werden. Wer sich unsicher ist, startet im Einzelunternehmen und wechselt später in die GmbH.

Ich habe eine GmbH – wie zahle ich mir ein Geschäftsführergehalt?

Muss ich mir als Geschäftsführer überhaupt ein Gehalt zahlen?

Nein. Geschäftsführer zu sein ist zunächst eine reine Organstellung: Sie vertreten die GmbH nach außen und dürfen für sie unterschreiben. Das geht auch ohne Anstellungsvertrag und ohne Gehalt. Das Gehalt ist ein separates Thema und setzt einen Anstellungsvertrag voraus.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für das erste Gehalt?

Sobald Ihr Unternehmen regelmäßige, verlässliche Umsätze und Gewinne erzielt. Vermeiden Sie unbedingt, ein Gehalt zu vereinbaren und nach drei Monaten festzustellen, dass die GmbH es gar nicht tragen kann.

Warum kann ich mir nicht einfach Geld überweisen?

Weil die GmbH eine eigene juristische Person mit eigenem Vermögen ist. Wer – wie vom Einzelunternehmen gewohnt – einfach Geld von der GmbH aufs Privatkonto überweist, riskiert eine verdeckte Gewinnausschüttung mit unangenehmen steuerlichen Folgen. Privates Geld fließt nur auf klar geregelten Wegen: Gehalt, Ausschüttung oder Darlehen.

Was gehört in den Geschäftsführer-Anstellungsvertrag?

Für einen externen Geschäftsführer sollten Sie einen Rechtsanwalt einbinden. Schließen Sie den Vertrag als Alleingesellschafter mit sich selbst, genügt meist ein gutes Muster – etwa von Ihrem Steuerberater –, das Sie an Ihre Situation anpassen. Neben dem Vertrag brauchen Sie:

• einen Gesellschafterbeschluss, der den Anstellungsvertrag (und jede spätere Änderung) genehmigt,
• ggf. eine Firmenwagenvereinbarung, falls Sie einen Dienstwagen nutzen,
• ggf. eine Tantiemevereinbarung für eine gewinnabhängige Vergütung.

Auch wenn sich das bei einer Ein-Personen-GmbH wie ein Gespräch mit sich selbst anfühlt: Diese Dokumente fordert jeder Betriebsprüfer an. Nehmen Sie sich die Mühe – oft reicht eine Seite.

Kann ich Vereinbarungen rückwirkend treffen?

Nein. Zwischen Ihnen und Ihrer eigenen GmbH werden rückwirkende Vereinbarungen steuerlich nicht anerkannt. Gehalt, Firmenwagen, Tantieme und alles andere müssen erst vereinbart und dann umgesetzt werden.

Darf ich mein Gehalt flexibel anpassen?

Grundsätzlich ja, aber nicht ständig. Schwankt das Gehalt häufig auf und ab, wird das Finanzamt die Vereinbarung als nicht fremdüblich einstufen. Unser Vorgehen: Starten Sie mit einem Betrag, den die GmbH sicher dauerhaft tragen kann, beobachten Sie die Entwicklung ein halbes Jahr und erhöhen Sie dann. Bei schlechter Geschäftslage ist auch eine Senkung möglich – nur eben nicht zu oft.

Was bedeutet „fremdüblich“?

Verträge mit Ihrer eigenen GmbH unterschreiben Sie auf beiden Seiten. Steuerlich anerkannt wird aber nur, was auch fremde Dritte so vereinbaren würden. Ein Gehalt von einer Million Euro für den Gesellschafter-Geschäftsführer einer typischen kleinen GmbH wäre überzogen – der unangemessene Teil gilt dann als verdeckte Gewinnausschüttung. Ein eher niedriges Gehalt ist steuerlich dagegen in der Regel unproblematisch.

Welche steuerbegünstigten Extras kann ich mir zahlen?

Viele Benefits, die für Arbeitnehmer möglich sind, gehen grundsätzlich auch für Geschäftsführer. Es gibt aber Besonderheiten, etwa weil Gesellschafter-Geschäftsführer häufig nicht sozialversicherungspflichtig sind. Klären Sie die Benefits deshalb einmal sauber mit Ihrem Steuerberater – danach können Sie sie dauerhaft nutzen.

Beim Firmenwagen gilt: Der private Nutzungsvorteil (nach 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch) ist Teil Ihres Gehalts und muss versteuert werden. Er gehört deshalb auch in den Vertrag.

Wie funktioniert eine Tantieme?

Die Tantieme ist eine variable, meist gewinnabhängige Vergütung zusätzlich zum Festgehalt, etwa ein Prozentsatz vom Jahresüberschuss vor Steuern. Steuerlich anerkannt wird sie nur in bestimmten Grenzen:

• höchstens 50 % des Jahresüberschusses vor Steuern und Tantieme,
• höchstens ein Drittel des Festgehalts, sodass die Gesamtvergütung im Verhältnis von etwa 75 % fest zu 25 % variabel steht,
• vereinbart spätestens zu Beginn des Geschäftsjahres, für das sie gilt.

Ausgezahlt wird die Tantieme erst, wenn der Jahresabschluss festgestellt ist – oft rund ein Jahr nach Ende des Geschäftsjahres. Zwischen Vereinbarung und Auszahlung können also ein bis zwei Jahre liegen. In der GmbH wirkt sie sich bereits im Jahr ihrer Entstehung über eine Rückstellung aus; bei Ihnen wird sie bei Auszahlung über die Lohnabrechnung versteuert. Statt einer Auszahlung können Sie die Tantieme auch mit einem offenen Verrechnungskonto verrechnen – oder vorab ein Darlehen als Vorschuss erhalten, das später verrechnet wird.

Was unterscheidet eine Ausschüttung vom Gehalt?

Das Gehalt beruht auf dem Anstellungsvertrag und wird monatlich gezahlt. Eine Ausschüttung können Sie dagegen jederzeit beschließen – endgültig, nicht als rückzahlbares Darlehen. Steuerlich zahlt die GmbH zunächst rund 30 % auf ihren Gewinn; bei der Ausschüttung fällt auf den verbleibenden Betrag noch einmal Kapitalertragsteuer von 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag an.

Wie läuft eine Ausschüttung praktisch ab?

1. Ihr Steuerberater ermittelt anhand von Bilanz und BWA, wie viel ausgeschüttet werden kann.
2. Sie legen gemeinsam Höhe und Zeitpunkt fest.
3. Der Steuerberater bereitet Gesellschafterbeschluss und Kapitalertragsteuer-Anmeldung vor.
4. Nach Unterschrift wird die Steuer abgeführt, und das Geld kann innerhalb weniger Tage fließen.

Kann ich ausschütten, wenn das Geld gerade knapp ist?

Ja. Ausschüttung heißt nicht automatisch Auszahlung. Der Beschluss wandelt den Gewinn zunächst in eine Verbindlichkeit der GmbH gegenüber dem Gesellschafter um. Die Auszahlung kann später erfolgen, etwa wenn gerade Steuernachzahlungen anstehen. Beachten Sie aber: Gerät die GmbH in die Insolvenz, ist es schwierig, an das stehengelassene Geld noch heranzukommen.

Bin ich als Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig?

Das hängt vor allem von Ihrer Beteiligung und Ihrem Einfluss ab. Gehört Ihnen die GmbH zu 100 %, sind Sie in der Regel sozialversicherungsrechtlich selbstständig. Halten Sie nur 5 % der Anteile, sind Sie sehr wahrscheinlich wie ein normaler Angestellter versicherungspflichtig.

Das Thema ist heikel: Fehler fallen oft erst bei Prüfungen auf, die vier Jahre und mehr zurückreichen – dann summieren sich die Nachforderungen schnell. Wir empfehlen deshalb für jeden angestellten Gesellschafter-Geschäftsführer ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung. Es lässt sich sogar vorab für eine geplante Gestaltung durchführen – dann können Sie Ihren Plan noch anpassen, falls das Ergebnis nicht Ihren Vorstellungen entspricht.

Ausschüttungen sind übrigens nicht sozialversicherungspflichtig, weil sie an Sie als Gesellschafter fließen. Eine Ausnahme gilt für freiwillig gesetzlich Krankenversicherte: Sie zahlen auch auf Kapitalerträge Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge.

Was gilt, wenn ich in mehreren Gesellschaften angestellt bin?

Für das zweite Anstellungsverhältnis gilt die Steuerklasse VI – dort wird also deutlich mehr Lohnsteuer einbehalten. Das ist nur eine Vorauszahlung und wird mit der Einkommensteuererklärung ausgeglichen, belastet aber zunächst Ihre Liquidität. Bei mehreren Anstellungen oder einer Anstellung neben einer Selbstständigkeit sollten Sie die Sozialversicherung unbedingt vorab klären lassen, idealerweise mit einem Fachanwalt für Sozialrecht.

Welche 5 Fragen sollten Sie vor der Festlegung Ihrer Vergütung klären?

1. Wie viel Geld brauche ich privat regelmäßig? Brauchen Sie wenig, kann es steuerlich günstiger sein, Gewinne in der GmbH zu belassen.
2. Wie viel Liquidität braucht die GmbH? Stehen Steuernachzahlungen oder Investitionen an, sind Gehaltserhöhung oder Ausschüttung gerade vielleicht nicht drin.
3. Welche Vergütungsbestandteile sind bereits sauber vereinbart? Gehalt, Firmenwagen, Tantieme, weitere Benefits wie Tankgutscheine oder Fahrtkostenzuschüsse – prüfen Sie alles.
4. Welche Benefits passen wirklich zu mir? Manche Gestaltung bringt nur auf dem Papier einen Steuervorteil, im Alltag aber keinen Nutzen.
5. Ist alles korrekt dokumentiert und wird es auch so gelebt? Formfehler können selbst ein angemessenes Gehalt nachträglich zum Problem machen. Im Zweifel fragen Sie vorher nach.