Nein. Seit 2025 gilt eine PDF als „sonstige Rechnung“, auch wenn sie elektronisch verschickt wird. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, z. B. eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei. Details: Was ist eine E-Rechnung?

Noch nicht zwingend. Bis Ende 2026 dürfen alle, bis Ende 2027 Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz noch Papier- oder (mit Zustimmung des Empfängers) PDF-Rechnungen ausstellen. Freiwillig dürfen Sie E-Rechnungen aber schon heute versenden, ohne Zustimmung des Empfängers.

Nein. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Portale, Peppol oder Schnittstellen sind möglich, aber nicht vorgeschrieben. Details: E-Rechnungen empfangen.

Teilweise. Ausstellen müssen Sie dauerhaft keine E-Rechnungen, empfangen müssen Sie sie aber seit 2025. Details: Kleinunternehmer.

Der Ausdruck ersetzt das Original nicht. Aufzubewahren ist die E-Rechnung im empfangenen Format, also die XML-Datei bzw. die ZUGFeRD-Datei, und zwar acht Jahre lang unveränderbar. Details: Archivierung.

Nein. Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Für Privatkunden und ausländische Kunden bleibt es bei den bisherigen Regeln.

Im Original über das Mandantenportal oder den mit mir vereinbarten Weg, nicht als Ausdruck oder Scan. Details: E-Rechnungen an die Kanzlei übergeben.

Ja, wenn die eingebettete XML-Datei der Norm EN 16931 entspricht. Das ist bei den ZUGFeRD-Profilen BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG der Fall. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten daher nicht als E-Rechnung. Details: Formate.

EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) sind in vielen Branchen seit Jahren üblich. Sie gelten als E-Rechnung, wenn Aussteller und Empfänger das Format vereinbart haben und sich die Daten richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 überführen lassen. Bis Ende 2027 dürfen EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers auch ohne diese Voraussetzung weiter genutzt werden.

Entscheidend ist das Format der Datei, nicht der Weg. Stellt das Portal eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei bereit, liegt eine E-Rechnung vor. Wird nur eine PDF angeboten, handelt es sich um eine sonstige Rechnung.

Ja. Lieferscheine, Stundenzettel, Aufmaße oder Fotos dürfen beigefügt werden, z. B. eingebettet in der XML-Datei. Die Rechnungsangaben selbst müssen aber im strukturierten Teil stehen. Ein Anhang ersetzt keine Pflichtangabe, kann sie aber erläutern.

Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird, also auch ein Vertrag, z. B. ein Mietvertrag mit allen Pflichtangaben. Wo eine E-Rechnung vorgeschrieben ist, gelten dafür besondere Regeln. Details: Dauerschuldverhältnisse.

• Vorteile: eindeutig, von allen öffentlichen Auftraggebern akzeptiert, für eine vollautomatische Verarbeitung ideal
• Nachteile: ohne Software nicht lesbar; Kunden ohne Buchhaltungsprogramm tun sich schwer

Die XRechnung kann in zwei technischen „Sprachen“ geschrieben sein: UBL (Universal Business Language) oder CII (Cross Industry Invoice). Beide sind gleichwertig zulässig. Ihre Software sollte beide lesen können. Beim Erstellen wählt das Programm die Syntax in der Regel selbst.

Achten Sie in Ihrem Rechnungsprogramm darauf, dass mindestens das Profil EN 16931 (bzw. BASIC) eingestellt ist.

Dann sind nach Auffassung der Finanzverwaltung die XML-Daten maßgeblich. Das PDF darf zusätzliche Angaben enthalten, die im Datensatz nicht vorgesehen sind, z. B. Werbung oder AGB. Steuerlich relevante Angaben müssen aber im strukturierten Teil stehen.

Oft gar nicht auf den ersten Blick. Hinweise sind ein Vermerk wie „ZUGFeRD“ oder „Factur-X“ auf der Rechnung oder eine Büroklammer bzw. ein Anhang-Symbol im PDF-Programm. Sicher erkennt es Ihr Buchhaltungsprogramm oder ein Validator. Behandeln Sie im Zweifel jede eingehende PDF so, als könnte sie Daten enthalten, und leiten Sie immer die Originaldatei weiter.

Für Rechnungen bis 250 € einschließlich Umsatzsteuer darf weiterhin eine sonstige Rechnung (Papier/PDF) ausgestellt werden. Details: Kleinbetragsrechnungen.

Fahrkarten, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV), dürfen ebenfalls als sonstige Rechnung ausgestellt werden, z. B. Bahntickets.

Kleinunternehmer dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). Details: Kleinunternehmer.

Zum Beispiel Heilbehandlungen, Wohnraumvermietung, Versicherungs- und Kreditleistungen, Grundstücksverkäufe ohne Option. Für sie gibt es keine Rechnungspflicht und damit auch keine E-Rechnungspflicht. Wer zur Steuerpflicht optiert (§ 9 UStG), etwa bei Gewerbemieten, muss dagegen E-Rechnungen ausstellen.

Nicht erfasst. Für innergemeinschaftliche Lieferungen, Reverse-Charge-Leistungen ins EU-Ausland und Exporte gelten die bisherigen Rechnungsregeln. Ab Juli 2030 kommen hier die ViDA-Regeln hinzu.

Leistungen zwischen Organträger und Organgesellschaft sind nicht steuerbare Innenumsätze. Dafür werden umsatzsteuerlich keine Rechnungen, sondern interne Abrechnungen erstellt, und für diese besteht keine E-Rechnungspflicht. Rechnungen an Dritte unterliegen den normalen Regeln.

Ist die inländische Betriebsstätte an der Leistung beteiligt, gilt das Unternehmen insoweit als im Inland ansässig. Eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland genügt dagegen nicht.

Behörden, die nicht unternehmerisch handeln, sind keine Unternehmer im Sinne der B2B-Pflicht. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten aber ohnehin eigene E-Rechnungsvorschriften. Details: Rechnungen an Behörden.

Der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG des Vorjahres, für 2027 also der Umsatz 2026. Dazu zählen die steuerbaren Umsätze; bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa aus Wohnraumvermietung oder Heilbehandlungen, bleiben außen vor. Maßgeblich ist der Umsatz des gesamten Unternehmens, nicht der einzelnen Sparte oder Betriebsstätte.

Wer 2026 gegründet hat, prüft die Grenze anhand des tatsächlichen Umsatzes 2026. Wie sie bei einer Gründung im Jahr 2027 ohne Vorjahresumsatz anzuwenden ist, ist nicht abschließend geklärt. Mein Rat: In diesem Fall von Anfang an E-Rechnungen ausstellen, dann stellt sich die Frage nicht. Ab 2028 gilt die Pflicht ohnehin für alle.

Stellen Sie trotzdem auf den 1. Januar 2027 um. Die Grenze erspart nur ein Jahr, und eine Fehleinschätzung kostet Ihre Kunden den Vorsteuerabzug. Das schadet der Kundenbeziehung mehr als eine frühe Umstellung.

Die E-Rechnung kommt als Anhang (XML- oder PDF-Datei). Das ist für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen der Normalfall.

• Vorteil: keine Zusatzkosten, sofort verfügbar
• Nachteil: Rechnungen landen zwischen anderer Post; ohne festen Ablauf geht leicht etwas verloren

Empfehlung: eine eigene Adresse nur für Rechnungen, z. B. rechnungen@ihre-firma.de. Teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. Viele Buchhaltungsprogramme bieten eine eigene Belegadresse, die eingehende Rechnungen automatisch übernimmt.

Größere Lieferanten (Energieversorger, Telekommunikation, Großhandel) stellen Rechnungen oft in ihrem Kundenportal bereit. Laden Sie dort möglichst die XML- bzw. ZUGFeRD-Datei herunter, nicht nur die PDF-Ansicht. Prüfen Sie, ob das Portal eine automatische Weiterleitung per E-Mail anbietet; dann müssen Sie nicht jeden Monat manuell herunterladen.

Peppol ist ein europäisches Netzwerk für den sicheren Austausch von E-Rechnungen. Es lohnt sich vor allem bei hohen Rechnungsvolumen oder wenn große Kunden bzw. Behörden es verlangen. Für die meisten meiner Mandanten ist es nicht nötig. Viele Buchhaltungsprogramme bieten Peppol inzwischen als Zusatzfunktion an.

Die komfortabelste Lösung: Rechnungen gehen an eine Belegadresse Ihres Buchhaltungsprogramms, werden dort automatisch ausgelesen, validiert, archiviert und stehen zur Zahlung und Übergabe an die Kanzlei bereit. Welche Programme das können, lesen Sie unter Software.

XML-Anhänge werden von manchen Spamfiltern misstrauisch behandelt. Prüfen Sie den Spamordner regelmäßig und setzen Sie wichtige Lieferanten auf die Positivliste.

Dann fehlt das Original, das aufbewahrt werden muss. Schulen Sie alle, die Rechnungen erhalten: Die Datei wird weitergeleitet, nicht gedruckt. Eine zentrale Rechnungsadresse verhindert das Problem weitgehend.

Bei Personalwechsel verschwinden Rechnungen in nicht mehr gelesenen Postfächern. Auch hier hilft eine zentrale, funktionsbezogene Adresse.

ZUGFeRD-Rechnungen sind auf den ersten Blick nicht von einer normalen PDF zu unterscheiden. Leiten Sie deshalb immer die Originaldatei weiter, nicht einen Screenshot oder eine neu gespeicherte Kopie; beim „Drucken als PDF“ geht die XML verloren.

Die beste Lösung. Die meisten aktuellen Programme zeigen E-Rechnungen beim Hochladen automatisch als lesbares Dokument an, prüfen sie technisch und archivieren sie. Sie sparen sich damit Zusatzprogramme und Medienbrüche.

Es gibt mehrere kostenlose Programme, die XRechnung und ZUGFeRD lokal auf Ihrem Rechner anzeigen und teils als PDF ausgeben. Achten Sie darauf, dass der Viewer beide Syntaxen (UBL und CII) und die aktuelle XRechnung-Version unterstützt.

Praktisch für den Einzelfall, aber mit Vorsicht zu nutzen: Sie laden Geschäftsdaten, oft auch personenbezogene Daten, bei einem fremden Anbieter hoch. Prüfen Sie Sitz des Anbieters, Datenschutzerklärung und ob die Datei nach der Anzeige gelöscht wird. Für regelmäßige Nutzung empfehle ich eine lokale oder integrierte Lösung.

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) stellt einen offiziellen Validator bereit, der prüft, ob eine Datei der XRechnung-Spezifikation entspricht. Viele Viewer und Buchhaltungsprogramme nutzen diese Prüfregeln intern. Für den Alltag brauchen Sie den Validator selbst meist nicht.

Liegt ein strukturierter Datensatz vor (XRechnung, ZUGFeRD ab Profil BASIC)? Ist die Datei technisch lesbar und normkonform? Diese Prüfung übernimmt in der Regel Ihre Software automatisch beim Einlesen (Validierung).

Bei einer Papier- oder PDF-Rechnung fragen Sie sich:

• Ist der Lieferant im Inland ansässig?
• Ist die Leistung für Ihr Unternehmen bestimmt?
• Liegt der Betrag über 250 € brutto?
• Ist der Umsatz steuerpflichtig (nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei)?
• Ist der Lieferant kein Kleinunternehmer?
• Ist die Übergangsfrist für diesen Lieferanten abgelaufen (2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst 2028)?

Lautet die Antwort überall „ja“, fordern Sie eine E-Rechnung an. Da Sie den Umsatz Ihres Lieferanten 2027 meist nicht kennen, empfehle ich, im Zweifel ab 2027 bei allen inländischen B2B-Lieferanten nachzufragen.

Wie bisher prüfen Sie die Pflichtangaben und die Richtigkeit:

• Ihr Name und Ihre Anschrift korrekt
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten
• fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum
• Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt
• Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung oder Reverse Charge
• Leistung tatsächlich erhalten, Preis wie vereinbart

Die Datei entspricht nicht den technischen Vorgaben. Das kann ein Formatfehler (keine E-Rechnung) oder ein Verstoß gegen Geschäftsregeln sein.

1. Prüfbericht bzw. Fehlermeldung speichern
2. Lieferanten mit dem Prüfbericht informieren und um eine korrigierte E-Rechnung bitten
3. Bis zur Korrektur die Vorsteuer nur nach Rücksprache mit mir ansetzen

Oft ist nur der Viewer veraltet oder die Datei wurde beim Weiterleiten verändert. Versuchen Sie es mit dem Original aus der E-Mail. Bleibt der Fehler, bitten Sie den Lieferanten um erneute Zusendung.

Maßgeblich sind die XML-Daten. Weichen sie inhaltlich vom PDF ab, etwa beim Betrag, liegt eine fehlerhafte Rechnung vor. Bitten Sie um Korrektur.

Das sind inhaltliche Fehler wie bei Papierrechnungen. Der Lieferant muss die Rechnung berichtigen, und zwar ebenfalls als E-Rechnung. Ein handschriftlicher Vermerk oder eine korrigierte PDF genügt nicht.

Manche Lieferanten schicken zusätzlich eine PDF zur Ansicht. Buchen und bezahlen Sie die Rechnung nur einmal; maßgeblich ist die E-Rechnung. Leiten Sie mir möglichst nur die E-Rechnung weiter oder kennzeichnen Sie die PDF als Kopie.

Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Enthält das PDF zusätzliche, steuerlich relevante Angaben, ist es ebenfalls aufzubewahren. Am einfachsten und sichersten: Bewahren Sie die gesamte Originaldatei auf. Damit sind beide Teile gesichert.

Nein, wenn die E-Mail nur als „Umschlag“ dient und keine weiteren steuerlich relevanten Informationen enthält. Steht in der E-Mail selbst etwas Wichtiges, etwa ein Hinweis zur Leistung, gehört sie dazu.

In der Regel nicht. Ein normales Postfach ist nicht unveränderbar: E-Mails können gelöscht oder verschoben werden, und bei einem Anbieterwechsel gehen Daten verloren. Nutzen Sie ein Archiv in Ihrem Buchhaltungsprogramm oder ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem.

Umbenennen ist unproblematisch, solange der Inhalt unverändert bleibt. Wandeln Sie die Datei in ein anderes Format um, etwa zur Anzeige, müssen Sie das Original zusätzlich aufbewahren. Verändern Sie niemals die XML-Datei selbst.

Das ist umstritten. Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Ich empfehle aber, Prüfberichte jedenfalls bei fehlerhaften Rechnungen aufzubewahren; viele Programme speichern sie ohnehin automatisch mit.

Unverändert: Papier im Original oder ersetzend gescannt nach einer dokumentierten Verfahrensanweisung, elektronisch eingegangene PDFs in elektronischer Form. Die Frist beträgt auch hier acht Jahre.

Laden Sie die Originaldatei (XML oder ZUGFeRD-PDF) in Ihr Mandantenportal hoch. Bitte die Datei unverändert hochladen, nicht vorher öffnen und neu speichern.

Nutzen Sie ein Buchhaltungs- oder Belegprogramm mit Schnittstelle zu meiner Kanzleisoftware, übernehme ich die Belege direkt von dort. Welche Programme sich eignen, besprechen wir am besten gemeinsam. Siehe auch Software.

Für Einzelfälle möglich. Leiten Sie die E-Mail mit dem Originalanhang weiter, nicht eine Kopie oder einen Ausdruck. Für regelmäßige Belege ist das Portal der sicherere Weg.

• Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
• Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Leistung
• Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Entgeltminderungen
• Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
• Besondere Hinweise, z. B. „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Gutschrift“

Die Norm EN 16931 verlangt einige Felder, die auf Papier nicht vorgeschrieben sind, z. B. die Rechnungsart, die Währung, Zahlungsangaben oder bei der XRechnung eine Käuferreferenz. Ihr Programm fragt diese Angaben in der Regel ab oder befüllt sie automatisch.

Lieferscheine, Stundennachweise, Aufmaße oder Fotos können Sie anhängen. Angaben, die Ihr Kunde zur Prüfung braucht, etwa Bestellnummer, Projekt oder Kostenstelle, gehören in die dafür vorgesehenen Felder; so kann der Kunde automatisch zuordnen.

Der häufigste Weg: Die Datei wird als Anhang verschickt. Nutzen Sie die Rechnungsadresse, die Ihr Kunde angegeben hat, und versenden Sie möglichst direkt aus dem Rechnungsprogramm. Dann ist der Versand protokolliert.

Sie stellen die E-Rechnung in einem Portal bereit, der Kunde lädt sie herunter. Das ist zulässig, wenn Sie das mit dem Kunden vereinbart haben und er über neue Rechnungen informiert wird.

Größere Kunden und Behörden verlangen oft, dass Sie Rechnungen in deren Portal hochladen oder dort erfassen. Halten Sie die Zugangsdaten und Vorgaben (z. B. Bestellnummer, Leitweg-ID) bei den Kundenstammdaten fest.

Ein sicheres europäisches Netzwerk, ähnlich einem Postdienst für E-Rechnungen. Sinnvoll bei vielen Rechnungen, bei Behörden und bei Kunden, die es verlangen. Viele Rechnungsprogramme bieten den Peppol-Versand als Zusatzfunktion.

Ja, als lesbare Kopie, etwa für Kunden ohne Viewer. Kennzeichnen Sie sie deutlich als Kopie bzw. „Ansicht der E-Rechnung“, damit nicht zwei Rechnungen im Umlauf sind und nicht doppelt gebucht wird. Bei ZUGFeRD ist das nicht nötig, da das PDF bereits enthalten ist.

Seit 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Sie erfüllen Ihre Pflicht mit dem Versand einer korrekten E-Rechnung. Aus Kundenfreundlichkeit lohnt sich ZUGFeRD, weil das PDF sofort lesbar ist.

Aus den Umständen: Firmenname, USt-IdNr., Bestellung für einen Betrieb. Im Zweifel fragen Sie nach. Eine E-Rechnung an einen Privatkunden ist zulässig, aber nur mit dessen Zustimmung sinnvoll; besser ist dann Papier oder PDF.

Wie bisher sollten Sie belegen können, dass und wann die Rechnung versendet wurde, z. B. über das Versandprotokoll Ihres Programms oder den gesendeten E-Mail-Ordner.

1. Sie erstellen eine Stornorechnung (Rechnungskorrektur mit negativen Beträgen), die auf die ursprüngliche Rechnung verweist.
2. Sie erstellen eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer.

Beides als E-Rechnung. Die meisten Programme bieten dafür eine Stornofunktion, die die Verweise automatisch setzt.

Sie übermitteln ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt und nur die fehlerhaften Angaben berichtigt. Auch dieses Dokument muss im strukturierten Format übermittelt werden, und zwar vollständig, damit der Kunde es automatisch verarbeiten kann.

Wurde die Leistung noch in der Übergangszeit ausgeführt, darf auch die Korrektur noch als sonstige Rechnung erfolgen. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Leistung. Im Zweifel ist eine E-Rechnung immer zulässig.

Eine nachträgliche Minderung des Entgelts erfordert nicht zwingend eine Rechnungskorrektur; es genügt, die Steuer entsprechend zu berichtigen. Ein Gutschriftsbeleg über einen Bonus (kaufmännische Gutschrift) ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Wird dagegen die Rechnung selbst berichtigt, gilt der Grundsatz oben.

Stornieren Sie die Rechnung gegenüber dem falschen Empfänger und stellen Sie dem richtigen Kunden eine neue E-Rechnung aus. Ein unberechtigter Steuerausweis muss berichtigt werden.

Nein. Es genügt, sie in der Schlussrechnung eindeutig zu bezeichnen (Nummer, Datum, Betrag, Steuer). Ein Anhang kann für den Kunden hilfreich sein.

Auch Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt sind Rechnungen über Anzahlungen. Bauträger rechnen gegenüber privaten Erwerbern ab (B2C) und sind insoweit nicht betroffen; bei gewerblichen Erwerbern gelten die allgemeinen Regeln.

Erbringen Sie Bauleistungen an einen anderen Bauunternehmer, schuldet dieser die Steuer. Auch dann ist eine E-Rechnung auszustellen, ohne Steuerausweis und mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Details: Handwerk.

Abrechnung durch den Leistungsempfänger über eine Leistung, die er erhalten hat, z. B. ein Verlag rechnet Autorenhonorare ab, ein Versicherer Maklerprovisionen. Sie ist eine Rechnung und damit E-Rechnungspflichtig.

Umgangssprachlich auch für Rücksendungen, Rabatte oder Stornos verwendet. Sie ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Vermeiden Sie hier das Wort „Gutschrift“, sonst droht ein unberechtigter Steuerausweis; besser ist „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“.

Versicherungsvermittlungen sind oft steuerfrei (§ 4 Nr. 11 UStG); dann besteht keine E-Rechnungspflicht. Bei steuerpflichtigen Provisionen, etwa in der Immobilienvermittlung zwischen Unternehmern, muss der Abrechnende eine E-Gutschrift ausstellen.

Rechnet der Netzbetreiber die Einspeisung per Gutschrift ab und ist der Anlagenbetreiber Unternehmer, gelten die allgemeinen Regeln. Viele Betreiber kleiner Anlagen nutzen allerdings die Kleinunternehmerregelung; dann wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, und die Lage ist eine andere. Sprechen Sie mich bei Fragen an.

Für Leistungszeiträume nach Ablauf Ihrer Übergangsfrist (2027 bzw. 2028) brauchen Sie eine E-Rechnung. Stellen Sie also zum Stichtag einmalig eine E-Rechnung als „Dauerrechnung“ aus, die auf den Vertrag Bezug nimmt.

Ändern sich Entgelt, Steuersatz oder andere Pflichtangaben, etwa bei einer Indexmieterhöhung, ist eine neue E-Rechnung für den geänderten Zeitraum erforderlich.

• Vermietung von Gewerbeflächen mit Option zur Umsatzsteuer
• Leasing von Fahrzeugen und Maschinen
• Wartungs- und Serviceverträge
• Laufende Beratungs- und Betreuungsverträge, Pauschalhonorare
• Software-Abonnements und Hosting

Bund und Länder haben eigene Verordnungen mit teils unterschiedlichen Portalen, Formaten und Ausnahmen (z. B. für Kleinaufträge). Kommunen folgen meist dem Landesrecht. Fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach den konkreten Vorgaben.

Für die Plattformen des Bundes und vieler Länder ist ein Benutzerkonto erforderlich. Mit Peppol können Sie viele Behörden ohne gesonderte Portalanmeldung erreichen, sofern Ihr Programm Peppol unterstützt.

Nur soweit sie unternehmerisch tätig ist, etwa ein kommunaler Betrieb gewerblicher Art. Unabhängig davon verlangen die Verwaltungsvorschriften für öffentliche Aufträge ohnehin E-Rechnungen.

Ja. Achten Sie darauf, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird und der Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer in der Rechnung enthalten ist. Das Programm muss diese Konstellation korrekt abbilden können.

Ab dem Umsatz, mit dem Sie die 100.000 €-Grenze überschreiten, bzw. ab dem Folgejahr bei Überschreiten der 25.000 €-Grenze, sind Sie regelbesteuerter Unternehmer. Dann gelten die normalen E-Rechnungsregeln einschließlich der Übergangsfristen. Wer wächst, sollte sein Rechnungsprogramm deshalb frühzeitig E-Rechnungs-fähig machen.

Ihre Kunden haben keinen Anspruch darauf, profitieren aber davon (automatische Verarbeitung). Da Ihre Kunden aus Ihren Rechnungen ohnehin keine Vorsteuer ziehen können, ist der Druck geringer. Wenn Ihr Programm es kann, ist eine E-Rechnung dennoch ein guter Service.

Umsatzsteuerlich bilden alle Ihre Tätigkeiten ein Unternehmen. Für die Empfangspflicht ändert das nichts: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, z. B. vom Handwerker für die Wohnung.

Nein. Maßgeblich ist der Betrag der Rechnung über eine einheitliche Leistung. Eine künstliche Aufteilung, um unter 250 € zu bleiben, ist nicht zulässig und gefährdet beim Kunden den Vorsteuerabzug.

Diese liegen meist unter 250 € und sind dann als Kleinbetragsrechnung weiterhin in Papierform zulässig. Bei Tankrechnungen über 250 € (z. B. für Lkw) gilt die E-Rechnungspflicht; viele Tankkarten-Anbieter rechnen ohnehin monatlich elektronisch ab.

Nein. Papierbelege wie bisher (oder ersetzend gescannt), elektronisch erhaltene in elektronischer Form. Auch hier gilt die Frist von acht Jahren.

Da Sie auf eine E-Rechnung nichts schreiben können, halten Sie die Angaben in einem gesonderten Eigenbeleg fest, digital oder auf Papier, und verknüpfen ihn eindeutig mit der Rechnung, z. B. über die Rechnungsnummer. Viele Buchhaltungsprogramme bieten dafür ein Notizfeld oder einen Anhang am Beleg.

Bitten Sie bei Geschäftsessen über 250 € ausdrücklich um eine Rechnung auf Ihr Unternehmen, idealerweise als E-Rechnung an Ihre Rechnungsadresse. Viele Kassensysteme bieten dafür inzwischen einen QR-Code oder ein Rechnungsportal. Erhalten Sie nach Ablauf der Übergangsfrist nur einen Papierbeleg, ist der Vorsteuerabzug gefährdet; der Betriebsausgabenabzug hängt dagegen nicht von der Form ab.

Catering- und Eventrechnungen liegen meist über 250 € und kommen von inländischen Unternehmern. Hier sollten Sie ab 2027 konsequent auf einer E-Rechnung bestehen.

Viele Kassenanbieter bieten ein Modul, mit dem Sie zu einem Bon nachträglich eine E-Rechnung erzeugen, wenn der Kunde seine Firmendaten angibt. Fragen Sie Ihren Kassenanbieter nach dem Stand.

Der Kunde scannt einen Code auf dem Bon, gibt seine Rechnungsdaten online ein und erhält die E-Rechnung per E-Mail. Für Sie fast ohne Aufwand an der Kasse. Achten Sie darauf, dass nicht zwei Rechnungen mit Steuerausweis über denselben Umsatz im Umlauf sind (Bon und E-Rechnung); stimmen Sie die Umsetzung mit Ihrem Kassenanbieter ab.

Für Stammkunden mit Kundenkonto kann die Rechnung wie bisher aus dem Warenwirtschaftssystem kommen, dann als E-Rechnung. Das ist bei Sammelrechnungen (z. B. Monatsrechnung für Handwerksbetriebe) oft die einfachste Lösung.

Nicht betroffen. Die bisherigen Rechnungen bzw. Bestellbestätigungen können bleiben.

Hier brauchen Sie eine E-Rechnung, sofern der Betrag über 250 € liegt. Erkennbar sind Geschäftskunden meist an Firmennamen, USt-IdNr. oder einem Business-Konto. Prüfen Sie:

• Erzeugt Ihr Shopsystem bzw. Ihr Rechnungs-Plugin E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung)?
• Bietet der Marktplatz einen Rechnungsservice mit E-Rechnung an, oder laden Sie eigene Rechnungen hoch?
• Kann der Geschäftskunde im Checkout seine Rechnungsdaten und E-Mail-Adresse angeben?

Nicht von der deutschen Pflicht erfasst. Ab Juli 2030 greifen hier die ViDA-Regeln.

Bisher dient oft der Mietvertrag zusammen mit den Zahlungsbelegen als Rechnung. Nach Ablauf der Übergangsfrist genügt das nicht mehr. Nach Auffassung der Finanzverwaltung reicht es grundsätzlich, einmal für den ersten Zeitraum eine E-Rechnung als Dauerrechnung auszustellen, gegebenenfalls mit dem Vertrag als Anhang. Details: Dauerschuldverhältnisse.

Rechnen Sie Betriebskosten mit Umsatzsteuer ab, ist die Nebenkostenabrechnung eine Rechnung und damit ebenfalls als E-Rechnung zu erstellen. Bei steuerfreier Vermietung bleibt sie eine einfache Abrechnung. Prüfen Sie, ob Ihre Verwaltungssoftware das kann.

Ändert sich die Miete, brauchen gewerbliche Mieter für den Vorsteuerabzug eine neue E-Rechnung mit den geänderten Beträgen. Bei Staffelmieten können die Stufen bereits in der Dauerrechnung enthalten sein.

Sie dürfen bis zum Ablauf Ihrer Frist bei Papier oder PDF bleiben. Da Ihr Mieter ab dann auf die E-Rechnung angewiesen ist, um Vorsteuer abzuziehen, lohnt sich eine frühzeitige Umstellung.

Vermieten Sie gemischt (Wohnen steuerfrei, Gewerbe mit Option), müssen Sie für die steuerpflichtigen Gewerbemieten E-Rechnungen ausstellen und für alle Objekte E-Rechnungen empfangen. Der Vorsteuerabzug aus Baukosten, Instandhaltung und Verwaltung hängt für den steuerpflichtigen Teil künftig an der E-Rechnung. Prüfen Sie daher besonders große Eingangsrechnungen sorgfältig.

Bauträger verkaufen meist umsatzsteuerfrei an Endkunden. Eingangsseitig erhalten sie zahlreiche Rechnungen von Bauunternehmen (oft mit Reverse Charge nach § 13b UStG, wenn der Bauträger selbst Bauleistungen erbringt), Planern und Gutachtern. Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt müssen dann als E-Rechnung kommen; die Prüfung der Schlussrechnungen mit den abgesetzten Abschlägen braucht besondere Sorgfalt. Details: Anzahlungs- und Schlussrechnungen.

Grundstücksverkäufe sind grundsätzlich steuerfrei (§ 4 Nr. 9a UStG). Bei einer Option zur Steuerpflicht schuldet der Erwerber die Steuer (§ 13b UStG). Ob in diesem Fall neben dem notariellen Kaufvertrag eine E-Rechnung erforderlich ist, sollten wir vor der Beurkundung im Einzelfall klären. Bei einer Geschäftsveräußerung im Ganzen liegt dagegen gar kein steuerbarer Umsatz vor.

Vermittelt ein Makler an ein Unternehmen, etwa eine Objektgesellschaft, ist die Provision steuerpflichtig und eine E-Rechnung erforderlich. Gegenüber privaten Käufern oder Mietern nicht.

Verwalter rechnen gegenüber der WEG bzw. dem Eigentümer ab. Beide sind Unternehmer, also brauchen die Verwalterrechnungen nach Ablauf der Übergangsfrist das E-Format. Verwalter sind zudem oft die Stelle, an der für die WEG zahlreiche E-Rechnungen eingehen.

Abschlags- und Schlusshonorarrechnungen nach HOAI sind als E-Rechnungen zu stellen, wenn der Bauherr ein Unternehmen ist. Prüffähige Honorarberechnungen mit Leistungsphasen können als Anhang beigefügt werden. Bei öffentlichen Auftraggebern gelten ohnehin die Behördenregeln mit Leitweg-ID, siehe Rechnungen an Behörden.

Das Berufsrecht verlangt eine vom Anwalt unterzeichnete Vergütungsberechnung (§ 10 RVG). Diese Anforderung besteht neben der E-Rechnungspflicht. Wie beides kombiniert wird, etwa mit qualifizierter elektronischer Signatur oder einem gesonderten Dokument, sollten Sie mit Ihrer Kanzleisoftware bzw. Kammer klären.

Meist ausschließlich B2B-Kunden, häufig mit Stundennachweisen. Diese können der E-Rechnung als Anhang beigefügt werden. Große Auftraggeber geben häufig Format und Portal vor; klären Sie das bei Vertragsschluss.

Unterrichtsleistungen können nach § 4 Nr. 21 UStG steuerfrei sein; dann besteht keine E-Rechnungspflicht. Autorenhonorare werden oft per Gutschrift durch den Verlag abgerechnet, siehe Gutschriften.

Leistungen an Agenturen und Unternehmen sind regelmäßig betroffen. Ermäßigte Steuersätze (z. B. bei Urheberrechten) ändern daran nichts; der Steuersatz muss in der E-Rechnung korrekt hinterlegt sein.

Sind als E-Rechnungen zu stellen, wenn der Auftraggeber Unternehmer ist. Achten Sie in der Schlussrechnung auf die korrekte Absetzung der Abschläge. Details: Anzahlungs- und Schlussrechnungen.

Können der E-Rechnung als Anhang beigefügt werden. Das erleichtert die Prüfung beim Kunden und beschleunigt die Zahlung.

Bis 250 € brutto genügt die Kleinbetragsrechnung, auch vor Ort auf Papier. Darüber gilt bei Unternehmern als Kunden die E-Rechnungspflicht; die Rechnung kann aber nachträglich aus dem Büro kommen.

Großhändler stellen häufig früh auf E-Rechnungen um. Richten Sie die Belegübernahme in Ihre Handwerkersoftware oder Buchhaltung ein, damit Materialrechnungen automatisch den Aufträgen zugeordnet werden.

Die gängigen Branchenlösungen für Angebote, Aufträge und Rechnungen bieten inzwischen E-Rechnungsfunktionen. Prüfen Sie die Einstellung des Formats (ZUGFeRD-Profil EN 16931 oder XRechnung) und die Übergabe an die Buchhaltung.

Zahntechnische Leistungen eines Dentallabors an den Zahnarzt sind steuerpflichtig (7 %). Das Labor muss dem Zahnarzt deshalb nach Ablauf seiner Übergangsfrist E-Rechnungen schicken. Ärztliche Laborleistungen sind dagegen in der Regel steuerfrei.

Kommen von inländischen Lieferanten mit Umsatzsteuer und künftig als E-Rechnung. Auch wenn Praxen mit steuerfreien Umsätzen keine Vorsteuer abziehen: Die Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden und sind Grundlage für den Betriebsausgabenabzug.

Die Weiterbelastung von Kosten in Praxisgemeinschaften kann unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein. Dann besteht keine E-Rechnungspflicht. Ob das bei Ihnen zutrifft, prüfen wir gemeinsam.

Erbringt der Verein Werbeleistungen für einen Sponsor (Banden, Trikots, Nennung), ist das ein steuerpflichtiger Umsatz an ein Unternehmen. Hier ist nach Ablauf der Übergangsfrist eine E-Rechnung erforderlich. Laufende Sponsoringverträge können wie Dauerschuldverhältnisse behandelt werden, siehe Dauerschuldverhältnisse.

Viele kleine Vereine fallen mit ihren unternehmerischen Umsätzen unter die Kleinunternehmergrenze. Dann gilt die dauerhafte Befreiung von der Ausstellungspflicht, siehe Kleinunternehmer.

Legen Sie fest, wer im Vorstand bzw. in der Geschäftsstelle Rechnungen empfängt und archiviert. Eine Vereins-E-Mail-Adresse für Rechnungen verhindert, dass E-Rechnungen in privaten Postfächern von Ehrenamtlichen verschwinden, besonders bei Vorstandswechseln.

Online-Lösungen für Selbstständige und kleine Unternehmen bieten meist den gesamten Kreislauf: Rechnungen schreiben (ZUGFeRD/XRechnung), E-Rechnungen per Belegadresse empfangen, anzeigen, validieren, archivieren und an die Kanzlei übergeben. Für die meisten meiner Mandanten ist das die einfachste Lösung.

Programme, die direkt mit der Software Ihres Steuerberaters verbunden sind, übertragen Belege und Buchungsdaten ohne Umweg. Ob eine solche Lösung für Sie passt, hängt von Ihrem Belegvolumen und Ihrer Arbeitsweise ab. Sprechen Sie mich an.

Branchenlösungen erstellen Rechnungen aus Aufträgen bzw. Verträgen. Prüfen Sie, ob das E-Rechnungsformat bereits integriert ist und wie die Rechnungen an die Buchhaltung übergeben werden.

Größere Unternehmen erzeugen Rechnungen im ERP-System. Hier ist die E-Rechnung meist ein Modul bzw. ein Update; häufig ist zusätzlich ein Dienstleister für Peppol oder Kundenportale angebunden.

Diese Systeme erzeugen Rechnungen oft nur als PDF oder Bon. Für Geschäftskunden über 250 € brauchen Sie eine Ergänzung (Modul, Plugin oder Rechnungsprogramm). Details: Kassensysteme und Online-Handel.

Damit lassen sich keine E-Rechnungen erzeugen. Für den Empfang reicht vorübergehend ein Viewer plus ordentliches Archiv. Für das Ausstellen brauchen Sie bis zu Ihrem Stichtag ein Programm.

• Rechnungsadresse einrichten und Lieferanten mitteilen
• Viewer bzw. Belegprogramm für XML-Rechnungen bereitstellen
• Klären, wie E-Rechnungen an mich übergeben werden

• Rechnungsprogramm auf E-Rechnung umstellen und testen
• Kundenstammdaten ergänzen (E-Rechnungsadresse, Format, Referenzen)
• Kunden über die Umstellung informieren
• Dauerrechnungen (Miet-, Wartungs-, Sponsoringverträge) vorbereiten
• Wichtige Lieferanten fragen, ab wann sie E-Rechnungen schicken

• Umstellung des Rechnungsausgangs bis spätestens 31.12.2027 abschließen
• Eingangsprüfung einführen: Ab 2027 kommen PDF-Rechnungen von großen Lieferanten nicht mehr in Frage
• Verfahrensdokumentation aktualisieren

• Nur noch E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft (außer Ausnahmen)
• Regelmäßig prüfen: Kommen alle Lieferantenrechnungen im richtigen Format?
• Entwicklungen zum Meldesystem verfolgen; ich halte Sie auf dem Laufenden

Nein. Heute gibt es keine Meldepflicht für Rechnungen. Wer jetzt sauber auf E-Rechnungen umstellt, ist für ein späteres Meldesystem bereits gut vorbereitet.

Das Bundesfinanzministerium plant nach derzeitigem Stand ein nationales Meldesystem. Zeitpunkt und Ausgestaltung stehen aber noch nicht fest. Sobald es konkret wird, informiere ich Sie.

Ab Juli 2030 brauchen Sie auch für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze E-Rechnungen, die kurzfristig nach der Leistung ausgestellt werden müssen. Achten Sie schon jetzt bei der Softwareauswahl darauf, dass das Programm internationale Formate und Peppol unterstützt.

Gemeldet werden ausgewählte Rechnungsdaten, die für die Umsatzsteuer relevant sind, nicht der gesamte Schriftverkehr. Ziel ist der automatische Abgleich von Umsatz- und Vorsteuer zwischen Lieferant und Kunde.

Business-to-Business (zwischen Unternehmen), Business-to-Consumer (an Privatpersonen), Business-to-Government (an Behörden). Die E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG betrifft B2B im Inland; für B2G gelten eigene Verordnungen.

Die beiden zulässigen technischen Syntaxen (Datenstrukturen) einer E-Rechnung nach EN 16931. ZUGFeRD nutzt CII, die XRechnung kann beide nutzen.

Electronic Data Interchange, ein in einigen Branchen verbreiteter elektronischer Datenaustausch. Als E-Rechnung zulässig, wenn die Daten in ein normkonformes Format überführbar sind; Übergangsregel bis Ende 2027.

Europäische Norm, die festlegt, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthält und wie sie strukturiert sind. Maßstab für die E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG.

Französische Bezeichnung des technisch identischen Formats ZUGFeRD.

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Regeln u. a. Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation.

Rechnungsformat, das eine lesbare PDF und strukturierte Daten in einer Datei kombiniert, z. B. ZUGFeRD.

Feld in der E-Rechnung, das der Zuordnung beim Kunden dient. Bei Behörden steht hier die Leitweg-ID, bei Unternehmen z. B. eine Bestell- oder Kostenstellennummer.

Koordinierungsstelle für IT-Standards. Sie pflegt die XRechnung und stellt einen Validator bereit.

Kennung, mit der E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber an die richtige Stelle geleitet werden. Sie erhalten sie vom Auftraggeber.

Pan-European Public Procurement Online, ein europäisches Netzwerk zum sicheren Austausch von E-Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten.

Ausbaustufe des ZUGFeRD-Datensatzes. Als E-Rechnung gelten die Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG; nicht dagegen MINIMUM und BASIC WL.

Jede Rechnung, die keine E-Rechnung ist: Papier, PDF, Bild, Scan.

Technische Prüfung, ob eine Datei der Norm und den Regeln des Formats entspricht. Erfolgt meist automatisch in der Software.

„VAT in the Digital Age“, ein EU-Reformpaket zur Mehrwertsteuer, u. a. mit E-Rechnungspflicht und digitalen Meldungen für grenzüberschreitende Umsätze ab Juli 2030.

Anzeigeprogramm, das eine XML-Rechnung für Menschen lesbar darstellt.

Extensible Markup Language, ein Textformat für strukturierte Daten. Grundlage von XRechnung und dem Datenteil von ZUGFeRD.

Deutscher Standard für E-Rechnungen nach EN 16931, reine XML-Datei. Pflichtformat vieler öffentlicher Auftraggeber.

„Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“: hybrides Format aus PDF und eingebetteter XML.